千葉大学の大学事務アルバイトが青あざ！？意外とハードだった仕事内容の実態とは！？

こんにちは！あるバイの中の人です！

大学のキャンパス内で働くアルバイトの中でも、事務の仕事は安定した環境と落ち着いた雰囲気が魅力です。
学生生活と両立しやすく、デスクワークを通じてビジネスマナーやPCスキルを学べる点も人気の理由のひとつ。

今回は、千葉市稲毛区、総武線 西千葉駅から徒歩２分の千葉大学 西千葉キャンパス大学事務のアルバイトを経験された方にお話を伺いました。

どのような仕事内容だったのか、働きやすさや職場の雰囲気など、実際に働いてみたからこそわかるリアルな感想をお届けします。

• 年齢：30歳
• 職業:：フリーター
• 性別：女性
• 働いていた時期：2014年
• 働いていた期間：9カ月
• シフト：週5、11時～18時

Ａ．応募したきっかけはハローワークの求人で見かけたからです。

その際に早期就職支援を受けていて、この大学の求人は色々な部局で求人を出しているので同じキャンパスでも複数の部局に応募してチャンスをつかむのが良いと思うというアドバイスと、自分が大学に通っていた時に大学の事務職に興味関心があったので、自分もそういったところで働けるチャンスがあるなら挑戦してみたい気持ちがありました。

しかし、どこの部局でも倍率が高く書類審査で落とされるケースがかなり多く、書類審査で落とされてしまう可能性もあるが、やってみる価値は十分にあるし、自宅からも通える、近くに住んでる人の方が何かあった時に安心だろう、学校法人なので学校が無くならない限り続けられる仕事ということで、応募に至りました。

Ａ．自宅から通いやすいこと、勤務時間が長すぎないこと、大学に通っていた時に事務職の方に良くしてもらったことが印象に残っているの３点です。

自宅から自転車でも徒歩でも通えるので交通障害に巻き込まれるリスクが低いことでアピールしたいと考えました。

勤務時間が実働６時間（拘束時間は７時間）と長すぎないのでより集中して業務ができると思ったからです。
これまで大学事務ではないですが事務職の経験がありましたが、７時間から８時間と長く、残業が入ると帰るのが深夜近くになることもあった為、こちらでは残業が発生しても深夜になることは少ない、時間が長すぎないので身体的にも負担が少ないと考えました。

そして、大学時代に事務の方が親切丁寧に奨学金の事や授業の履修の件で相談に乗っていただき、私自身１年生の時に学校に来られない事情があり、そういった時でも先生方と連携を取ってくれ、単位を落とさないように配慮してもらったことで、こういう風に学生の助けになるような仕事をいつかしてみたいと考え、今回大学事務の求人があったので応募することにしました。

Ａ．面接は課長、副課長、係長の３名体制で、かなり細かい内容まで長時間聞かれるような厳しい面接だったのを覚えています。

これまでの職場での経歴や業務内容まで一つ一つ掘り下げて聞かれました。

新卒採用の面接でよく聞かれそうな、これまでに力を入れてきたこと、印象に残った出来事、自分の長所や短所、この職場でどんな風なことをやりたいか、どういったスキルが活かせそうと考えているか、やりがいといった質問がかなり多く、答えにくい内容も正直ありました。

３０分くらいの長時間にわたる面接でした。

Ａ．良かったことはエクセルのスキルを学べたことです。

業務の一覧表を作成する担当になった時に、エクセルを使って作成することが苦手でスキルもないので苦労しましたが、同僚でエクセルが得意な方がいて指導をしながら勉強しつつ、スキル習得に繋がったことが良かったです。

システムに入力するといったシンプルな業務でしたが、その業務をいかに効率よくミスが少ない形で業務が進められるかを同僚からアドバイスがあったり、こうやってやるともっと効率よいし、楽だよと教えるのが上手な人が多く、そういった人達の中で勤務できたことで自分がこれまで持てなかったスキルや苦手だったことの習得や克服にも約地に立ちました。

私の働いてた大学は学園祭も充実してて、働いてる人でも模擬店を利用してもＯＫだったので違う場面からも楽しめたこと、食堂や生協、図書館など施設が充実してて、春は桜、秋は紅葉と季節の移ろいを感じられ休憩中の散歩コースとしても良かったです。

Ａ．一般事務のようにずっとデスクワークではなく、接客や応対する場面が多い受付事務だったので、新人の頃は特に分かっている前提で色々難しいことを聞かれて、聞き返して怒られてしまったこと、繰り返し同じような接客内容ではなく、常に新しいことを求められるのでその場での臨機応変に対応するのが勤務を重ねても難しく、毎日の課題でした。

また、物品を大量に持ってこられて検収に時間がかかってしまうこと、独自のルール（マイルール）を貫く方も多く、こちらのルールに従ってもらえなかったこともきつかったです。

例えば、物品を買ったから「検収しに来い」と直接来ずに呼びつける方だったり、物品を持ってこなくて書類だけで検収してもらおうとしたり、メールで送って検収したつもりでいる方、写真での検収も可能になっていましたが、その写真が鮮明でなく物品の判別が難しかったことなど、職員の対応でも手に負えない方も多くいました。

会計業務に関しては締め切りを守らなかったり、ぎりぎりになって出してくる方もいて、締め日に間に合わせて欲しいという要望もあって残業になったことも多々ありました。

大変なことも多かったですが、一部の方から「いつもありがとう」と言ってもらえることもあり、そうした時は報われた気持ちになりました。

Ａ．部署によって業務内容が多少異なる部分がありましたが、主に会計業務、検収業務、問い合わせ（苦情処理や案内を含む）と一般事務というより受付事務のような感じでした。

私は１１時から１８時の勤務で、事務所は１８時まで開いてるので閉めや片付けも担当しました。

会計業務については独自の会計ソフトを使って、先生や部局の方が物品を購入したもの、先生や部局の方が会議で遠方（地方に）行った際の旅費の申請、謝金の申請を入力し、登録する業務でした。

担当の職員から「これを入力しておいて」と納品書や請求書、交通費の切符のコピーなど必要書類と申請書類があるのでそれに記載されている項目や金額を会計ソフトに登録していきます。

時折、先生や部局の方が授業や業務で使う物品を購入した際に、物品と納品書や請求書を持ってきたり、業者が持ってきた物品の検品を受ける検収業務が入ります。
業者に関しては来る曜日と時間がほぼ決まっているところや毎日来るところとまちまちです。

検収業務は物品と納品書や請求書と同じものかを確認して、納品書や請求書にチェックシートを貼り付け、検収印（その日の日付が入った印）を押すという流れになります。

検収業務は検収当番というのが１週間割り振られ、その週は自分が主担当として検収業務を中心に行います。

１２時から１３時はお昼休みになりますが、月に一度昼当番という形で、皆が休憩に入っている間に検収や問い合わせを受けることがありました。

午後も検収業務と会計業務をやりながら、１８時１０分前頃から次の日の準備に入ります。
その日の検収で使ったチェックシートを片づけたり、名簿を次の日のものに準備したり、１８時になったら事務所を閉めて、次の日の朝にすぐ検収業務ができる状態にセッティングして施錠して退勤です。

毎月２５日は会計の閉めで、経理課から書類が届くのでそのファイリングもしながら、会計業務や検収業務もします。

年度末の忙しい時期は１８時過ぎでも対応することが多々あったり、残業が多くなります。

Ａ．年度末の繁忙期に検収業務に追われて、受付に向かう時に滑って転んでしまったことありました。

その時は相手からも「大丈夫ですか」と心配されるレベルで、ドジを踏んでしまいました。

その方はいつも来る業者の方で、普段は冷静沈着で寡黙な方なんですが、そういった方が「大丈夫ですか」と言われるほど派手な転び方をし、後から上司や同僚からも本当に大丈夫と心配されました。
自分でもすごい転び方をしたなといった感じです。

結果として青あざはできましたが、大きなけがにはつながりませんでしたが、落ち着きがなくなっていた時がありました。

大きなけがにはならなかったものの、バタバタとしてバタコさんなんてあだ名を陰でつけられたりしたこともありました。

Ａ．前任者の方がマニュアルを残してくれていたので、それを参考にしつつ、職員や同僚から指導を受けました。

検収業務の流れを職員や同僚がやっているのを見て、その流れを自分が実践していって業務に慣れていく形でした。

業務に困った時は会計業務に関しては職員に、検収業務に関しては同じ島に座っている同僚にこういう案件なんですがって相談をし、それでも解決しない時は職員や係長に対応してもらいます。

苦情処理の時はすぐに職員に変わるよう指示があったので、そういった時は職員の方に対応をお願いしてもらっていました。

時折、コンプライアンス研修と言った座学研修がありましたが、ほとんど仕事しながら身体で覚えていく形でした。

仕事でわからない時は同僚や職員に聞いたりし、自分で抱え込まないように工夫しました。

Ａ．既婚者や子持ちの方が多かったです。

それは６時間という勤務時間だったので、子供の送り迎えや家庭を持っている方でも働きやすい時間だったからと言えます。
私は独身ですが、職員には独身の方もいましたが、周囲の同僚は既婚者や子持ちの方ばかりでした。

部署の人数は一番上の課長、その次の副課長、配属された部署には４つのグループがありそれぞれに係長が一人ずつ、主任一人から二人、職員、パート事務員で構成されていました。
１つのグループに平均して６人から７人、一番多いグループは１０名ほどといったところで、全体で３５人くらいでした。

男女比はパート事務員だけだと圧倒的に女性が多く、職員だけだと男女比にそこまで差がない感じでした。
課長、副課長、係長などの管理職や中間管理職の方は全員男性でした。
管理職などの指揮命令者は男性が圧倒的でした。

なので独身の自分は少々肩身が狭い思いもしました。

Ａ．基本的に月曜から金曜までの平日のみで、土日祝日、８月１３日から１５日のお盆、１２月２９日から１月３日の年末年始は休みなので、シフト表というのは特になく、ほぼカレンダー通りの勤務でした。

勤務日で有給や特別に休みが欲しい時は、検収業務の当番の兼ね合いもあるので、この日有給やお休みが欲しいですと許可をもらってから、自分のグループの上司に休暇申請をする形でした。

休みは希望すれば勤務日でも取得できましたが、当番もあったので堂々と休むのはやりづらい感じでした。
通院で月に一度休みをもらっており、特別に許可が下りなかったことはありませんでしたが、繁忙期はできるだけパートも含めて休まないでと言われました。

Ａ．シフトはほぼカレンダー通りで決まっていましたが、繁忙期を除いては有給も自由に取れる感じだったので閑散期を利用して長期休暇を取る職員やパートも多く、休暇は取りやすい環境だったと言えます。
自由度は決まった仕事をこなすので自由に好き勝手にできるわけではないですが、突然の休みや急遽のことにも対応してもらえる体制はありました。

Ａ．服装は自由でした。
男性職員はスーツでしたが女性はデニムやＴシャツ、パーカーやカーディガンといったカジュアルな服装の方が多く、髪型も特に指定がなく、ドレスコードは緩い職場でした。

Ａ．特にそういったものはありませんでした。

Ａ．高校生は全くいなかった（この大学では採用対象外、高校卒業以上が条件なので）だったのでいませんでしたが、高校生や学生にはかなり専門的な業務もあり、また色々な方の折衝も多いので、一つの業務を黙々とできる環境ではないので厳しいと感じます。

Ａ．大学生はいませんでしたが、商業高校出身者や商業系の大学など簿記を勉強してたことのある方はちょっと耳慣れた言葉も出てくるから、できないことはないと言えます。

それでも学生には専門的な業務も多く、学生は学校内の生協や売店などでバイトする方も多いので、事務職といった部分では学生には厳しいと感じます。

大学事務は座っていることが多いから見た目楽そうなイメージもありますが、実際には部署によっては受付業務が中心だったり、業者や先生方との折衝もあるので、一般事務のようにデスクワークだけではなく、フットワークが軽い方や臨機応変に対応できる力が必要かなと思います。

新しいことに挑戦したい、意欲的な方に向いているのかなと思います。

学校なので土日祝日や年末年始、お盆は休みなのでスケジュールを立てやすく、忙しい年度末を避ければ有給も取りやすく、長期休暇でのリフレッシュも可能なのでオンとオフのメリハリをつけて働くことは他のところと比較すると可能なのかなと感じます。

明るくハキハキと自分から発信できる力やそれを受け止めることができる方、淡々と業務をこなすだけでなく新しい発見も多いので刺激を求める方にもおススメと言えます。

座って静かに事務をするというイメージをもっていましたが、このインタビューを読むとそういう感じじゃなさそうと思いました。
何事も、外から見ているのと中からの風景は違いますね・・。

人の書類の提出待ちでこちらの仕事がストップしたり・・ストレスも結構ありそうですが、書類で落とされたり面接が厳しかったりとなかなかの狭き門なのかもしれません。

今回は、千葉市稲毛区、総武線 西千葉駅から徒歩２分の千葉大学 西千葉キャンパス大学事務のアルバイトを経験された方にお話を伺いました。