人の生活に踏み込む！？早稲田大学戸山キャンパスの事務アルバイトが仕事内容に絶句！

こんにちは！あるバイの中の人です！

大学の事務業務に携わるアルバイトは、ビジネスマナーやPCスキル、丁寧な対応力など、将来に役立つスキルが自然と身につく経験ができます。

今回のインタビューは、東京都新宿区、東西線 早稲田駅から徒歩3分の早稲田大学戸山キャンパスでアルバイトされていた方に話をお聞きし、そうしたスキル面での成長や、仕事を通じて得られた学びについて、また職場の雰囲気やスケジュールの調整のしやすさなども詳しく語ってもらいました。

• 年齢：28歳
• 職業:：主婦
• 性別：女性
• 働いていた時期：2014年
• 働いていた期間：毎年3カ月を3年
• シフト：週5、1日6時間

Ａ．それまで私のバイト経験は接客や単純作業が中心でした。
パソコン等は使えるものの事務の仕事は未経験でした。
バイトを探すにあたり、最初は駅などに設置されているアルバイト情報誌を中心に調べました。
しかし私が住んでいる場所から通いやすい求人が見つからず、どうしようかと困っていました。

すると、知り合いからインターネットを使って自分がやりたい仕事と場所を検索すると、求人誌では当たらないような求人に出会えると聞きました。
当時住んでいた家の近くに大きな大学があり、もしかしたら何か仕事があるのではと思い、何度か検索をしてみました。

その結果、学生の入学手続きが行われるシーズンだったこともあり、かなりの数の求人が出てきました。
そこでそのうちの1つに応募することに決めました。

Ａ．私がその大学事務バイトに応募した理由は複数あります。

1つは当時住んでいた家が大学の近くだったことです。
子育て中ということもあり通勤時間は最小限という条件に適っていました

もう一つは日ごろからその大学に通う学生たちを見ていたこともあり、純粋にその大学に憧れたことです。
バイトとはいえ、大学の中で働いてみると普通のお店とは異なる経験ができるような気がしました。
また全国的にも有名な大学における仕事ということで安心感も感じました。

さらには事務に関連する仕事は、経験が浅く、ステップアップの機会になると考えたことも応募した理由です。
若いうちは体力勝負のバイトも良いのですが、年齢とともに厳しくなっていきます。
そのため単な作業であっても、事務仕事の経験が欲しいと思いました。

Ａ．面接は求人派遣会社の職員さんがやりました。
週にどのくらい働けるか、事務仕事はどのくらいやったことがあるのかなどを聞かれました。
また申請書の受付というプライベートに立ち入る仕事の内容のため、守秘義務についてもかなり厳しく伝えられました。

Ａ．大学事務のバイトをやって良かった事は近隣に住んでいる人たちと知り合いになれたことです。
グループごとに作業するため休憩時間などに色々とおしゃべりができたので人人間関係の輪が広がりました。
また大学の専任職員さんと一緒に仕事をするという機会もとても貴重でした。
そして何よりも良かったのは、申請書の受付と言う業務を通じて大学に通う学生さんと触れ合えたことです。
普段は通学する学生さんを遠目から見ているだけだったので、普段はこんなことを考えているんだなど思いがけない発見もありました。
また、奨学金に関わる仕事と言うこともあり大学生を取り巻く大変な状況を学ぶ機会にもなりました。経済的に苦しくてもアルバイトをしながら学業に励む姿は勇気づけられるものでもありました。

Ａ．大学事務バイトといっても奨学金の申請受付と言う特殊な仕事内容だったので、大変なことも多かったです。
特に最初のうちは毎日大量の申請書をチェックするため、感覚が麻痺してしまい、小さなミスを重ねてしまうこともありました。

また書類に不備があったとき連絡先に電話を入れる流れなのですが、プライベートに立ち入る話をしなくてはいけないため苦労することもありました。
特に精神的に辛いと思ったのは追加書類の提出に応じてもらえないことです。

経済的にギリギリの家庭も多く、そこで細々と収入に関わる書類の提出を求める事は神経がすり減ることでした。
電話をする過程でトラブルになりそうな雰囲気を感じたら、専任職員さんにその旨を伝え、慣れてる人が対応するように言われていました。
そのため私もこのまま担当したら難しいかなと思い、数人は別のベテランさんにお願いしました。

特に電話を入れることについては気苦労が多かったのですが、休憩時間などに他の人たちと愚痴話などをすることで気持ちを切り替えることができました。
とは言え、大部分の人たちはこちらの立場も理解してくれるので、最後にありがとうなどと言われると、アルバイトをして良かったなと言う気持ちになれました。

Ａ．私がやった大学事務バイトは大学入学が決まった学生の奨学金の申請をサポートすることです。
奨学金は郵送受付のものと学生が直接持参するものの2種類がありました。
郵送受付のものは受付期間になると大量に事務室に届きます。

収入に関連する書類に不備がないか追加の提出の必要性がないかをマニュアルに沿ってチェック。
私は最初の受付と確認作業を行う第一次グループの仕事をしました。
特に両親が自営業者の場合は書類の数が多いため不備があることも少なくありませんでした。
そのような時は申請書に書かれている番号に電話を入れ、書類を追加提出してもらいたい旨を伝えます。
そして送付されてきた追加書類を加えて再びチェック。
すべての書類が間違いなく揃ったら二次チェックのグループへ回すと言う流れでした。

次は学生が直接持参する申請書の受付をしました。
教室にテーブルを並べ、そこで待機し学生が持ってきた書類をその場でチェック。
大きな問題がなければ受付完了と伝えました。
そちらの申請書の数はそれほど多くないので、数週間で内容チェックし必要があれば電話をかけました。

Ａ．奨学金の申請の受付をしていたときに、申請書を持ってきた学生から経済的な事の相談を受けることもよくありました。
大学進学のため上京している学生が多かったこともその理由でしょう。

今でもよく覚えているのは、両親はかなりの高所得者だったのにもかかわらず、あえて奨学金を申請していた学生です。
その学生は法学部の所属で、非常に優秀でした。
しかし、両親に負担をかけたくないからあえて奨学金を申請したと言っていました。
アルバイトもやっており、早く自立することで将来立派な仕事ができるという話をしていました。
両親の収入的に申請は通らなかったようです。
しかし、自分が大学生の頃はそこまで考えていなかったので、すごいなぁと感心したことを覚えています。

Ａ．求人派遣会社では、簡単な座学の研修が行われました。
その内容は主にマナーに関わるものでした。
特に勤務場所は大学の中ということで学生との接し方やその周囲での振る舞い方についても細かく説明を受けました。

また実際にアルバイトが始まったら大学の奨学金課の専任職員さんからも様々な指導を受ける機会がありました。
申請書のチェックはお金に関わることでもあるので、ミスについては細かく指導を受けました。
個人個人でやると言うよりも仕事を始める前に全体報告のような形で研修が行われました。
アルバイトのグループの中から3人ほどは定期的に開催される大学事務職員全体の研修会にも出席していました。
私はそれほど経験値があったわけじゃないので、大学全体の研修会には参加しませんでした。

Ａ．私が働いていた大学のアルバイトグループは大部分が女性の主婦でした。
年齢は40代以上が中心で60代ほどの人もいました。
当時私は20代後半でしたが、いちばん年齢が若かったです。

男女の比率はアルバイトに関しては、女性は100%でした。
外国人は採用していませんでした。
職場の雰囲気はアットホームで家族のような雰囲気でした。
数年にわたってアルバイトをしている人もいるため、初心者についてはリーダー角の人がサポートしてくれました。
そのため仮にミスがあっても厳しく注意される事はありませんでした。
大学内のアルバイトは学生がすることもあるのですが、奨学金の申請書のチェックについては、学生の応募は禁止されていました。

Ａ．大学事務バイトの時給は短期の単純作業と言うこともあり、他の事務バイトよりも少し低めのようでした。
初心者は時給1000円、慣れてるとはそこに上乗せされる感じでした。

シフトは大学内の担当部署の専任職員さんに伝えました。
伝え方はシフト用の紙を通じてです。
自分が仕事に入れる日をチェックして職員さんに渡すと、月の初めに自分の出勤日が判明するという形でした。

申請書のチェックは、最初のほうは膨大にあるため総動員でした。
しかし少しずつ量が減るため、シフトに入る人数は徐々に減っていきました。
私は家が近かったので、割と最後まで入れました。

Ａ．入りやすかったです

Ａ．大学で仕事をするうえでふさわしいものと言われました

Ａ．ありませんでした

Ａ．高校生は大学事務バイトはおそらく働けないと思います。
基本的には学生ではなく、社会人や主婦層をメインに採用しています。
そのため大学の事務バイトをしたい場合は高校卒業した後に検討することになると思います。

Ａ．大学生は大学事務バイトは部署によっては向いていると思います。
学生の個人情報等に関わる部署は採用されません。
しかし大学生もOKというものがあれば慣れた職場でもあるので向いていると思います。
大学内に掲示されている場合もあるのでチェックしてみてもいいでしょう。

大学事務バイトは大学にもよるでしょうが、比較的落ち着いた職場で働くことができます。
また普段は外からしか見れない大学の内部の様子もよくわかります。
そのため、いろいろな発見があると思います。
機会があったらぜひチェレンジしてみてもらいたいです。

ただ長期で働くとなると、チャンスは限られています。
というのは、希望者数も多いため、採用のハードルは高いことも多いからです。
また大学事務は人気の職場なので、一度始めたら退職する人は少なく、ポストの空きがなかなか出ません。
その場合は、定期的に求人をチェックするなど、情報収集は不可欠になるでしょう。
または、短期のアルバイトから始めて、経験を積むこともありかもしれません、信頼を得ることで、長期の採用につながりやすくなります。

大学事務の採用ハードルは高いんですねぇ
確かに長く安定して働けるイメージはありますから、一度働くと辞める方が少ないというのも納得です。
長期採用希望の方も、この方が言っておられるように忙しい時期の期間限定の募集でひとまず経験を積むのも一つの手だと思います。

今回は、東京都新宿区、東西線 早稲田駅から徒歩3分の早稲田大学戸山キャンパスでアルバイトされていた方のインタビューでした！